合同合规管理体系概述(下)

　　五、合同用印使用审批流程

　　印章是企业对外行使权利的重要标志，其使用具有严肃性和法律效力。因此，建立健全印章使用审批流程是合规管理合规的关键环节，能够有效防止印章的滥用和盗用，确保企业的合法权益。

　　1.印章使用申请

　　(1)明确使用事由：使用印章的部门或个人需提交印章使用申请，详细说明使用印章的事由、合同或文件的名称、用途、涉及金额等信息。例如，申请使用公章签订一份采购合同，需在申请中注明合同编号、供应商名称、采购金额等关键信息，以便审批人员了解印章使用的具体背景。

　　(2)提供必要文件：申请使用印章时，需提交与印章使用相关的文件或合同副本。这些文件应经过必要的审核程序，确保其内容合法、合规且符合企业利益。例如，在申请使用财务专用章支付款项时，需提交经过财务部门审核的付款凭证和相关合同文件，作为印章使用的依据。

　　2.审批权限设置

　　(1)分级审批制度：根据印章的种类和使用的重要程度，建立分级审批制度。对于重要的印章，如公章、合同专用章等，应由企业高层管理人员或授权的部门负责人审批;对于一般性的印章，如部门印章，可由部门负责人审批。例如，使用公章签订重大合同需经企业总经理审批，而使用部门印章审批内部文件可由部门经理审批，通过分级审批，确保印章使用的合理性和合法性。

　　(2)明确审批责任：审批人员应对印章使用的合法性和合规性负责。在审批过程中，审批人员需仔细审查申请事由和相关文件，确保印章使用符合企业规定和法律法规。若审批人员因疏忽或故意批准不符合规定的印章使用申请，应承担相应的法律责任和企业内部责任。

　　3.审批流程的监督与记录

　　(1)流程监督机制：建立印章使用审批流程的监督机制，确保审批流程的透明性和公正性。可通过信息化管理系统对审批流程进行实时监控，防止审批环节出现违规操作。例如，企业可设置审批流程的节点提醒功能，及时通知审批人员处理审批事项，避免审批延误。

　　(2)审批记录留存：对印章使用审批过程进行详细记录，包括申请时间、申请人、申请事由、审批人、审批时间、审批意见等信息。这些记录应保存在企业的档案管理系统中，以便日后查询和审计。例如，当出现印章使用纠纷时，审批记录可作为证明印章使用是否合规的重要证据。

　　印章的保管和使用记录是印章管理合规的重要保障。规范的保管措施和详细的使用记录能够有效防止印章被盗用、滥用，确保印章使用的可追溯性。

　　六、合同履行过程中的监控与记录

　　合同履行阶段是合同生命周期中最为关键的环节之一，也是最容易出现风险的阶段。在这一阶段，企业需要对合同的履行情况进行持续监控和详细记录，以确保合同的顺利执行，同时为可能出现的纠纷提供有力的证据支持。

　　1.合同履行的监控机制

　　企业应建立完善的合同履行监控体系，明确监控的职责和流程。监控体系应涵盖合同履行的各个环节，包括交付进度、质量控制、付款情况等。例如，对于建筑工程合同，企业应设立专门的项目管理团队，负责对施工进度、工程质量、材料供应等进行实时监控，确保项目按计划推进。

　　定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现并解决履行过程中出现的问题。检查频率可根据合同的重要性和复杂程度确定。例如，对于长期供货合同，企业可每月进行一次履行情况检查，评估供应商的供货质量和交货期是否符合合同约定，发现问题及时与供应商沟通解决。

　　对于合同履行中的关键节点，如交付日期、付款日期等，应进行重点监控。在关键节点前，企业应提前做好准备，确保按时履行合同义务。例如，在销售合同中，企业应在约定的交货日期前准备好货物，并通知客户安排提货或送货，避免因延迟交货而承担违约责任。

　　2.合同履行的记录与文档管理

　　对合同履行的每一个环节进行详细记录，包括交付时间、交付内容、验收情况、付款时间、付款金额等。这些记录应真实、准确、完整，以便日后查询和审计。例如，在服务合同中，企业应记录每次服务的时间、服务内容、服务人员、客户反馈等信息，作为履行合同的证据。

　　将合同履行过程中产生的所有文档进行妥善管理，包括合同文本、补充协议、往来函件、验收报告、付款凭证等。这些文档应按照合同编号进行分类归档，便于查找和使用。例如，企业可建立电子文档管理系统，将合同履行文档扫描上传，设置权限管理，确保文档的安全性和可追溯性。

　　对于可能引发争议的履行环节，企业应采取证据保全措施，如公证、见证等。例如，在涉及知识产权交付的合同中，企业可在交付时进行公证，确保交付行为的合法性和有效性，为可能出现的纠纷提供有力证据。

　　3.合同履行的风险预警与应对

　　建立合同履行风险预警机制，对可能出现的风险进行提前预警。例如，通过监控供应商的财务状况、生产进度等信息，及时发现供应商可能存在的违约风险;通过监控客户付款情况，及时发现客户可能存在的付款延迟风险。

　　针对不同的风险类型，制定相应的应对措施。例如，对于供应商可能存在的违约风险，企业可提前寻找备用供应商，确保原材料的供应;对于客户付款延迟风险，企业可通过催款函、协商等方式，督促客户及时付款，必要时可采取法律手段维护自身权益。

　　在合同履行过程中，保持与合同对方的良好沟通，及时解决履行过程中出现的问题。通过协商解决争议，不仅可以避免纠纷升级，还可以维护双方的合作关系。例如，当发现合同履行过程中存在质量问题时，企业应及时与对方沟通，共同商讨解决方案，避免因质量问题引发的合同纠纷。

　　4.合同变更与解除的合规处理

　　合同变更与解除是合同履行过程中常见的环节，处理不当可能导致法律风险和经济损失。因此，企业在合同变更与解除过程中，必须严格遵循法律法规和合同约定，确保变更与解除行为的合规性。

　　在考虑合同变更时，企业应评估变更的必要性和合理性。合同变更应基于双方的真实意愿，且符合合同目的和商业利益。例如，因原材料价格上涨导致成本增加，企业可与供应商协商变更合同价格，但变更后的价格应合理，且符合市场行情。

　　合同变更应遵循法定程序和合同约定的形式。一般情况下，合同变更需双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应明确变更的内容、生效时间、双方的权利义务等。例如，在租赁合同中，双方协商一致变更租金支付方式，需签订书面补充协议，明确变更后的支付方式和生效时间。

　　企业应建立合同变更的审核与审批流程，确保变更行为的合规性。变更申请需提交给相关部门进行审核，审核内容包括变更的合法性、合理性、对企业利益的影响等。审核通过后，需按照企业规定的权限进行审批。例如，对于涉及金额较大的合同变更，需经企业高层管理人员审批，确保变更行为符合企业利益。

　　合同解除需符合法定条件或合同约定的条件。法定条件包括不可抗力、违约行为等;合同约定的条件需在合同中明确约定。例如，合同中约定一方未按期履行主要义务，经催告后在合理期限内仍未履行的，另一方可解除合同。

　　七、合同管理制度的建立

　　合同管理制度是企业合同合规管理的基础框架，其建立能够规范合同管理流程，明确各部门及人员的职责，确保合同活动的合法性和有效性。以下是合同管理制度建立的关键环节：

　　1.制度框架设计

　　制度框架应涵盖合同管理的全流程，包括合同起草、审核、签订、履行、变更、解除、归档等环节。例如，企业可将合同管理流程分为前期准备、合同签订、合同履行、后期管理四个阶段，每个阶段明确具体的管理要求和操作规范。同时，制度框架需与企业现有的管理体系相融合，避免出现制度冲突或管理脱节。

　　2.职责分工明确

　　明确各部门及人员在合同管理中的职责是制度建设的重要内容。例如，法务部门负责合同的法律审核，确保合同条款的合法性和合规性;业务部门负责合同的起草和履行，确保合同内容符合业务需求并按期完成履行;财务部门负责合同价款的审核和支付，确保合同价款合理且支付合规。通过明确职责分工，避免因职责不清导致的管理混乱和风险。

　　3.审核流程规范

　　建立规范的合同审核流程是确保合同合规的关键环节。审核流程应包括法律审核、商务审核、财务审核等环节。例如，对于重大合同，需先由业务部门进行商务条款的审核，确保合同内容符合业务需求和市场行情;再由法务部门进行法律条款的审核，确保合同合法合规;最后由财务部门对合同价款、付款方式等进行审核，确保合同财务条款合理。通过多部门联合审核，全面把控合同风险。

　　4.档案管理完善

　　完善的合同档案管理是合同合规管理的重要保障。企业应建立合同档案管理制度，明确合同档案的归档范围、保管期限、查阅权限等。例如，合同文本、补充协议、往来函件、履行记录等均应纳入归档范围;合同档案的保管期限应根据合同性质和重要程度确定，一般不少于合同履行完毕后的五年;对合同档案的查阅需设定严格的权限管理，确保档案的安全性和保密性。

　　5.应急机制建立

　　建立合同管理应急机制能够有效应对合同履行过程中出现的突发情况。例如，当合同对方出现违约行为时，企业应迅速启动应急机制，采取协商、催告、仲裁或诉讼等方式维护自身权益;当企业自身面临履行困难时，应急机制可帮助企业及时与对方沟通，寻求解决方案，避免违约风险。应急机制需明确应急处理的流程、责任部门及人员，确保在突发情况下能够快速、有效地应对。

　　6.合规管理的执行与监督

　　合同管理制度的建立只是第一步，制度的有效执行和监督是确保合同合规管理落地生根的关键环节。

　　为确保合同管理制度的有效执行，企业需采取一系列保障措施。例如，加强员工培训，提高员工对合同管理制度的理解和执行能力;建立激励机制，对严格执行合同管理制度的部门和个人进行奖励，对违反制度的行为进行处罚;利用信息化手段，将合同管理制度嵌入企业管理系统，通过系统流程控制确保制度执行的刚性。

　　建立内部监督机制能够及时发现和纠正合同管理中的违规行为。企业可设立专门的监督部门或岗位，负责对合同管理的全过程进行监督。例如，通过定期检查合同管理制度的执行情况，审查合同签订、履行、变更等环节是否符合制度要求;对合同管理中的重大问题进行专项审计，及时发现潜在风险并提出整改建议。

　　除了内部监督，企业还应接受外部监督并重视外部反馈。例如，与合同相对方保持良好的沟通，及时了解对方对合同履行的意见和建议，对合理的反馈及时进行整改;关注行业监管要求和法律法规的变化，及时调整合同管理制度，确保合同管理符合外部监管要求。

　　合同合规管理是一个动态的过程，企业需建立持续改进机制，根据内外部环境的变化不断优化合同管理制度。例如，定期对合同管理制度的执行效果进行评估，分析制度执行中存在的问题和不足;结合企业业务发展和市场变化，对合同管理制度进行修订和完善，确保制度的时效性和适应性。